قلم برگیر و چنین بنگار

شیوه های نامه‏ نگاری/ *فاطمه اکبری

آیا تاکنون برای کسی نامه نوشته‏ اید؟ نامه‏ی خصوصی بوده یا اداری؟ آن را چه‏طور شروع کرده‏اید؟چه‏طور به پایان برده‏ اید؟ آیا جواب نامه ‏ی‏ شما را داده ‏اند؟ در این مقاله برآنیم تا کمی درباره‏ ی شیوه‏ های نامه‏ نگاری بنویسیم.

فرض کنید می‏خواهید برای یکی از اعضای خانواده یک نامه‏ ی خصوصی بنویسید. اگرچه در این‏گونه موارد معمولاً همه بر این عقیده ‏اند که هرچه دل تنگشان بخواهد می‏توانند بگویند، امّا واقعیت این است که ما با نوشتن یک نامه شأن و منزلت اندیشگی خود را نمایان می‏کنیم. نامه‏ای که می ‏نویسیم ممکن است به دست هرکسی بیفتد، یعنی نامه‏ ی من به خواهرم را ممکن است دیگر اعضای خانواده‏ ی او (مثلاً: شوهرخواهر، فرزندان و یا دیگر خواهر و برادرها) هم بخوانند؛ پس باید چیزهایی را بنویسیم که اگرچه خصوصی ‏اند آن‏قدر سرّی نباشند که اگر به دست کسی افتاد شرمنده شویم و یا برایمان دردسر درست شود. امام صادق (علیه ‏السّلام) می‏ فرمایند: «سه چیز است که نشان‏دهنده ‏ی شأن و منزلت انجام‏ دهنده ‏ی آن است: ۱-هدیه‏ای که به کسی می‏ دهید؛ ۲-پیکی که به سوی شخصی می‏فرستید؛ ۳-نامه ‏ای که به دیگری می‏نویسید».

بنابراین در نامه ‏نگاری باید با توجّه به مقام و موقعیت علمی، اندیشگی و اجتماعی خود سخن بگوییم. برای مثال شأن یک معلّم این است در نامه‏ هایش حتّی اگر لطیفه هم می‏نویسد، شأن آموزش‏دهندگی خود را حفظ کند؛ یعنی نامه‏ ی او به طور غیر مستقیم نکاتی برای تعلیم دادن داشته باشد.

نکته‏ی دیگری که در نامه‏ نگاری به ویژه در نامه‏ های اداری مهم است، مجاب کردن طرف مقابل است. اصلاً هدف ما از نگارش نامه این است که گیرنده‏ ی سخن درخواست ما را بپذیرد و در راستای هدف ما گام بردارد؛ بنابراین لازم است نامه را طوری بنویسیم که خواننده بلافاصله به نوشته‏ ی ما واکنش نشان دهد، آن هم از نوع واکنش مثبت و سریع که خواسته‏ ی ما را اجابت کند. برای مثال دو نمونه نامه‏ ی زیر را که هر دو تقاضای استخدام در یک شغل را دارند، بخوانید:

«مدیر مدرسه‏ ی غیر انتفاعی حضرت خدیجه

با سلام و احترام / این جانب منیژه محمّدی دارای مدرک کارشناسی ریاضی، خواستار استخدام در آن مدرسه هستم».

«مدیر مدرسه‏ ی غیر انتفاعی حضرت خدیجه (علیه ا‌السّلام‏)

با سلام و احترام / این جانب منیره محمّدی دارای مدرک کارشناسی ریاضی از دانشگاه فردوسی مشهد به دلیل علاقه‏ ی فراوان به شغل مقدّس معلّمی علاقمند به استخدام در مدرسه‏ ی شما هستم. در ضمن اگرچه سابقه‏ ی زیادی در تدریس رسمی ریاضی ندارم امّا به مدّت سه سال به تدریس خصوصی این درس پرداخته ‏ام».

در هر دو نامه تقاضا برای کار داده شده است. امّا به نظر می‏رسد نامه‏ی دوم قابل تأمّل‏تر باشد؛ چرا که در آن سوابق نویسنده نیز مطرح شده است و علاقمندی او به کار نیز از نامه پیداست.

بنابراین در نوشتن نامه، به خصوص نامه ‏های تقاضایی بسیار مهم است که خواسته‏ی خود را طوری مطرح کنیم که خواننده نامه‏ ی ما را بررسی کند و مورد اندیشه و تأمّل قرار دهد.

نکته‏ ی دیگر در نامه ‏های اداری و حتّی خصوصی، کوتاه نوشتن آن‏ هاست. چه بسا نامه‏ های طولانی که هیچ خواننده‏ای ندارند! به ویژه درباره‏ ی نامه‏ ی اداری که هر چند باید گویا باشد، امّا لازم است نهایت ایجاز را نیز در نوشتن آن به کار برد. راه کوتاه ‏نویسی هم این است که پس از نوشتن، چندین بار نامه را بررسی کنیم و تا جایی که ممکن است مطالب را در هم ادغام و جمله‏ های اضافی را حذف کنیم.

در نامه‏ های اداری باید از آوردن القاب و عناوین تعارفی که رنگ تملّق و چاپلوسی دارند و نیز واژگانی که درک آن‏ها برای عموم مردم مفهوم نیست خودداری نمود.

از دیگر نکات مهم در نامه ‏نگاری، ذکر تشکّر و جمله‏ ی دعایی آخر نامه است که به ویژه در نامه‏های اداری گاه جملات دعایی نوشته می‏شود که با اصل موضوع نامه هماهنگی ندارد. جمله‏ ی سپاس و دعای آخر نامه باید با موضوع ما هماهنگ باشد؛ یعنی اگر نامه، درخواستی است، اجر و پاداش یا سپاس‏گزاری پیشاپیش داشته باشد و اگر خبری است، سپاس گزاری در آن معنایی ندارد. اگر نامه دستوری باشد نیز مفاهیمی مثل آرزوی توفیق مفیدتر است تا تشکّر.

آخرین چیزی که معمولاً پای همه ‏ی نامه ‏ها می‏بینیم، “امضا” است. امضا یعنی نمونه ‏ای از دست‏خط نویسنده که نشان‏دهنده‏ی تأیید مطالب نوشته شده توسّط اوست. گاه زیر نوشته شکل‏ های مفهوم ‏دار یا بی‏معنی را به جای امضا می‏بینیم، که این با اصل منظور امضا سازگاری ندارد. پس روی امضای خود کار کنید و به هر شکلی که آن را طرّاحی می‏کنید، حتماً اسم و فامیل خود را با خط فارسی زیر آن بنویسید.

نکته‏ی پایانی درباره‏ی نامه‏نگاری، پاک‏نویسی آن روی کاغذ سفید و تمیز بدون خط است. کاغذ نامه باید از اطراف، بالا و پایین حدود ۲ سانتی‏متر برای حاشیه فاصله‏گذاری شود. حتماً نامه‏هایتان را خوش‏خط بنویسید و اگر خط شما مناسب نیست نامه‏ی خود را تایپ کنید. با خودکار خوش رنگِ مشکی یا آبی بنویسید و فاصله‏ی بین سطرها را خیلی کم نگیرید. نامه نباید خط‏خوردگی داشته باشد، حتّی اگر آن را برای فرزند یا خواهر خود می‏نویسید.