در نامه های اداری بايد از آوردن القاب و عناوین تعارفی که رنگ تملّق و چاپلوسی دارند و نیز واژگانی که درک آن ها برای عموم مردم مفهوم نیست خودداری نمود.
شیوه های نامه نگاری/ *فاطمه اکبری
آیا تاکنون برای کسی نامه نوشته اید؟ نامهی خصوصی بوده یا اداری؟ آن را چهطور شروع کردهاید؟چهطور به پایان برده اید؟ آیا جواب نامه ی شما را داده اند؟ در این مقاله برآنیم تا کمی درباره ی شیوه های نامه نگاری بنویسیم.
فرض کنید میخواهید برای یکی از اعضای خانواده یک نامه ی خصوصی بنویسید. اگرچه در اینگونه موارد معمولاً همه بر این عقیده اند که هرچه دل تنگشان بخواهد میتوانند بگویند، امّا واقعیت این است که ما با نوشتن یک نامه شأن و منزلت اندیشگی خود را نمایان میکنیم. نامهای که می نویسیم ممکن است به دست هرکسی بیفتد، یعنی نامه ی من به خواهرم را ممکن است دیگر اعضای خانواده ی او (مثلاً: شوهرخواهر، فرزندان و یا دیگر خواهر و برادرها) هم بخوانند؛ پس باید چیزهایی را بنویسیم که اگرچه خصوصی اند آنقدر سرّی نباشند که اگر به دست کسی افتاد شرمنده شویم و یا برایمان دردسر درست شود. امام صادق (علیه السّلام) می فرمایند: «سه چیز است که نشاندهنده ی شأن و منزلت انجام دهنده ی آن است: 1-هدیهای که به کسی می دهید؛ 2-پیکی که به سوی شخصی میفرستید؛ 3-نامه ای که به دیگری مینویسید».
بنابراین در نامه نگاری باید با توجّه به مقام و موقعیت علمی، اندیشگی و اجتماعی خود سخن بگوییم. برای مثال شأن یک معلّم این است در نامه هایش حتّی اگر لطیفه هم مینویسد، شأن آموزشدهندگی خود را حفظ کند؛ یعنی نامه ی او به طور غیر مستقیم نکاتی برای تعلیم دادن داشته باشد.
نکتهی دیگری که در نامه نگاری به ویژه در نامه های اداری مهم است، مجاب کردن طرف مقابل است. اصلاً هدف ما از نگارش نامه این است که گیرنده ی سخن درخواست ما را بپذیرد و در راستای هدف ما گام بردارد؛ بنابراین لازم است نامه را طوری بنویسیم که خواننده بلافاصله به نوشته ی ما واکنش نشان دهد، آن هم از نوع واکنش مثبت و سریع که خواسته ی ما را اجابت کند. برای مثال دو نمونه نامه ی زیر را که هر دو تقاضای استخدام در یک شغل را دارند، بخوانید:
«مدیر مدرسه ی غیر انتفاعی حضرت خدیجه
با سلام و احترام / این جانب منیژه محمّدی دارای مدرک کارشناسی ریاضی، خواستار استخدام در آن مدرسه هستم».
«مدیر مدرسه ی غیر انتفاعی حضرت خدیجه (عليه االسّلام)
با سلام و احترام / این جانب منیره محمّدی دارای مدرک کارشناسی ریاضی از دانشگاه فردوسی مشهد به دلیل علاقه ی فراوان به شغل مقدّس معلّمی علاقمند به استخدام در مدرسه ی شما هستم. در ضمن اگرچه سابقه ی زیادی در تدریس رسمی ریاضی ندارم امّا به مدّت سه سال به تدریس خصوصی این درس پرداخته ام».
در هر دو نامه تقاضا برای کار داده شده است. امّا به نظر میرسد نامهی دوم قابل تأمّلتر باشد؛ چرا که در آن سوابق نویسنده نیز مطرح شده است و علاقمندی او به کار نیز از نامه پیداست.
بنابراین در نوشتن نامه، به خصوص نامه های تقاضایی بسیار مهم است که خواستهی خود را طوری مطرح کنیم که خواننده نامه ی ما را بررسی کند و مورد اندیشه و تأمّل قرار دهد.
نکته ی دیگر در نامه های اداری و حتّی خصوصی، کوتاه نوشتن آن هاست. چه بسا نامه های طولانی که هیچ خوانندهای ندارند! به ویژه درباره ی نامه ی اداری که هر چند باید گویا باشد، امّا لازم است نهایت ایجاز را نیز در نوشتن آن به کار برد. راه کوتاه نویسی هم این است که پس از نوشتن، چندین بار نامه را بررسی کنیم و تا جایی که ممکن است مطالب را در هم ادغام و جمله های اضافی را حذف کنیم.
در نامه های اداری بايد از آوردن القاب و عناوین تعارفی که رنگ تملّق و چاپلوسی دارند و نیز واژگانی که درک آنها برای عموم مردم مفهوم نیست خودداری نمود.
از دیگر نکات مهم در نامه نگاری، ذکر تشکّر و جمله ی دعایی آخر نامه است که به ویژه در نامههای اداری گاه جملات دعایی نوشته میشود که با اصل موضوع نامه هماهنگی ندارد. جمله ی سپاس و دعای آخر نامه باید با موضوع ما هماهنگ باشد؛ یعنی اگر نامه، درخواستی است، اجر و پاداش یا سپاسگزاری پیشاپیش داشته باشد و اگر خبری است، سپاس گزاری در آن معنایی ندارد. اگر نامه دستوری باشد نیز مفاهیمی مثل آرزوی توفیق مفیدتر است تا تشکّر.
آخرین چیزی که معمولاً پای همه ی نامه ها میبینیم، "امضا" است. امضا یعنی نمونه ای از دستخط نویسنده که نشاندهندهی تأیید مطالب نوشته شده توسّط اوست. گاه زیر نوشته شکل های مفهوم دار یا بیمعنی را به جای امضا میبینیم، که این با اصل منظور امضا سازگاری ندارد. پس روی امضای خود کار کنید و به هر شکلی که آن را طرّاحی میکنید، حتماً اسم و فامیل خود را با خط فارسی زیر آن بنویسید.
نکتهی پایانی دربارهی نامهنگاری، پاکنویسی آن روی کاغذ سفید و تمیز بدون خط است. کاغذ نامه باید از اطراف، بالا و پایین حدود 2 سانتیمتر برای حاشیه فاصلهگذاری شود. حتماً نامههایتان را خوشخط بنویسید و اگر خط شما مناسب نیست نامهی خود را تایپ کنید. با خودکار خوش رنگِ مشکی یا آبی بنویسید و فاصلهی بین سطرها را خیلی کم نگیرید. نامه نباید خطخوردگی داشته باشد، حتّی اگر آن را برای فرزند یا خواهر خود مینویسید.
شماره نشریه: شمیم نرجس شماره 23