هر اثر نوشتنی (مکتوب) هم چون آدمیزاد، اندام‌هایی دارد. در یک نگاه کلّی می‌توان نوشته‌ها را دارای آغاز (مقدّمه)، پیکره (متن) و پایان (خاتمه) دانست؛ اگرچه هر یک از این قسمت‌ها خود ممکن است بخش یا بخش‌های دیگری را نیز در خود جای دهند.
* فاطمه اكبري
گزارش نویسی ثبت و ارائه‌ی اطّلاعات درباره‌ی یک موضوع است که برای توضیح دادن به یک فرد یا گروه به کار می‌رود و بیشتر جنبه‌ی کاری دارد. معمولاً گزارش‌ها به سه دسته تقسیم می‌شوند:
1. گزارش اداری
2. گزارش خبری
3. گزارش پژوهشی
بنابر نوع گزارش روش جمع‌آوری مطلب و نوع ارائه‌ی آن فرق می‌کند. مثلاً در گزارش‌های اداری که با هدف ارائه‌ی اطّلاعات به شخص مافوق نوشته‌می‌شود، توضیحاتی از طرح‌ها و برنامه‌های انجام‌شده یا در دست انجام با آمار و اطّلاعات موجود و قابل استناد داده‌می‌شود. معمولاً مراکز اداری و شرکت‌ها گزارشی از پیشرفت خود به طور ماهانه و سالانه تهیّه می‌کنند.
گزارش خبری با استناد به وقایع میدانی به توصیف شرایط موجود می‌پردازد. این نوع گزارش معمولاً به صورت انشایی نوشته‌می‌شود و حاصل بازدید از یک یا چند مکان یا طرح مرتبط با هم است.
گزارش‌های پژوهشی نیز برای بیان نتیجه‌ی کارهای علمی – تحقیقی به وسیله‌ی پژوهشگران، دانشجویان و محصّلان نوشته‌می‌شود.
چگونه گزارش بنویسیم؟
برای نوشتن یک گزارش ابتدا باید نوع (اداری، خبری، پژوهشی) و مخاطبان آن را مشخّص کنید. بعد به دنبال اطّلاعات بروید و با تحقیقات میدانی، گفت‌و‌گو و مصاحبه و بازدید از مکان‌های مرتبط به جمع‌آوری اطلاعات بپردازید. برای تکمیل‌کردن کار خود با مراجعه به کتابخانه، اینترنت و دیگر منابع دیداری و شنیداری از اطّلاعات بیشتری بهره‌مند شوید و به ثبت یادداشت‌های خود بپردازید. برای مثال در بازدید از یک کارخانه‌ی در حال بازدهی، باید بتوانید اطّلاعاتی بر مبنای نیاز خود درباره‌ی محیط، کارکنان، کارگران و ابزارهای تولیدی، خط تولید و میزان تولید روزانه‌ی کارخانه به دست آورید. این اطّلاعات باید مستند به مدارک قابل تأیید باشد. اگر در جریان بازدید نتوانستید اطّلاعات خود را کامل کنید بهتر است با افراد مطّلع و صاحب نفوذ در کارخانه برنامه‌ی مصاحبه ترتیب دهید و اطّلاعات مورد نیازتان را بپرسید. از بروشورهایی که در جریان بازدید در اختیارتان می‌گذارند نیز اطّلاعات لازم را بیرون بکشید. در گزارش‌های میدانی، خوب دیدن و خوب شنیدن شرط تهیّه‌ی یک گزارش قابل قبول است؛ پس از آن غافل نشوید.
در گزارش‌های پژوهشی شما حاصل کار تحقیقی خود را ارائه می‌کنید. بنابراین باید خلاصه‌ای از مراحل تهیّه‌ی اثر، تا رسیدن به نتیجه را آماده نمایید.
پیکره‌بندی گزارش
هر اثر نوشتنی (مکتوب) هم چون آدمیزاد، اندام‌هایی دارد. در یک نگاه کلّی می‌توان نوشته‌ها را دارای آغاز (مقدّمه)، پیکره (متن) و پایان (خاتمه) دانست؛ اگرچه هر یک از این قسمت‌ها خود ممکن است بخش یا بخش‌های دیگری را نیز در خود جای دهند. نویسنده باید پیش از شروع کار خود، درباره‌ی چگونگی آغاز، روش‌های پرورش مطالب و راه‌های پایان بخشیدن به آن، آگاهی لازم را داشته باشد و درباره‌ی گزینش آن‌ها بیندیشد.
بخشی از تصمیم‌گیری در این مورد، به طرح کار شما بستگی دارد. گزینش نهاییِ شکل طرح به شما می‌گوید که نوشته‌ی خود را از کجا می‌توانید آغاز کنید، چگونه و با چه سامانی آن را بپرورانید و کجا و چگونه به آن پایان دهید.
بخش دیگر آن به فُنون و روش‌های نویسندگی مربوط می‌شود؛ روش‌هایی که شما به هنگام نوشتن به کار می‌بندید تا به اثر خود انسجام بخشید و شکل محکمی از نظر زبانی و فنّی به آن بدهید. در پایان نیز با دانش و هنر ویرایش نقص‌های نهایی کار خود را برطرف خواهید کرد. گزارش هم از این مقوله مستثنی نیست.
هرگزارش غیر از مقدّمه، متن و نتیجه‌گیری باید یک خلاصه هم داشته‌باشد. خلاصه‌ی گزارش در واقع مروری سریع بر تمامی مراحل گزارش است، به طوری که افراد مرتبط بتوانند در مدت زمان بسیار کوتاهی که پیش از جلسات در اختیار دارند مروری کوتاه بر آن داشته‌باشند. خلاصه با چکیده تفاوت دارد. چکیده به موارد بررسی شده در گزارش یا تحقیق فقط اشاره‌می‌کند و برای آگاهی از آن، حتماً باید به متن تحقیق مراجعه‌کنیم در حالی که در خلاصه به تمامی موارد موجود در گزارش یا تحقیق اشاره‌می‌شود به طوری که با مطالعه‌ی آن از همه‌ی مندرجات نوشته آگاه می‌شویم و فقط برای تکمیل اطّلاعات و مطالعه‌ی جزئی‌تر مطالب به متن مراجعه می‌کنیم.
در نوشتن گزارش، عنوان‌گذاری و تیترنویسی را دقیق انجام دهید؛ به طوری که با تورّق صفحات، خواننده‌ی شما بتواند مروری گذرا بر متن شما داشته‌باشد. فهرست مطالب در ابتدا و فهرست ضمایم در انتها هم (در صورتی که گزارش اسناد ضمیمه داشته‌باشد) از اجزاء پیکره‌ی گزارش به شمارمی‌رود.
شماره نشریه: شمیم نرجس شماره 28